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DIDACLIBROS LTDA

TECNOLOGIA PARA LA CIENCIA Y LA EDUCACION


DIDACLIBROS LTDA


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MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA
DIDACTICOS Y LIBROS DIDACLIBROS LTDA
DIDACLIBROS LTDA


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TABLA DE CONTENIDO


I. INTRODUCCIÓN 3
II. FINALIDAD 3
III. DEFINICIONES 5
IV. DERECHOS DE LOS NIÑOS NIÑAS Y ADOLECENTES 6
V. PRINCIPIOS 6
VI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 7
VII. TITULAR 8
VIII. AUTORIZACIÓN 8
IX. DERECHOS 8
X. DEBERES 10
XI. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 10
XII. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES 11
XIII. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES 11
XIV. ÁMBITO DE APLICACIÓN 12
XV. DERECHO DE HABEAS DATA 12
XVI. REGISTRO NACIONAL DE POLÍTICAS Y/O BASE DE DATOS 13
XVII. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS 13
XVIII BASE DE DATOS AUTORIZADAS 14
XIX. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN 14
XX CONSULTAS Y RECLAMOS 14
XXI NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO 14
XXII LEGISLACIÓN APLICABLE 14
XXIII ENTRADA EN VIGENCIA Y APLICACIÓN. 15
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MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA
DIDACTICOS Y LIBROS DIDACLIBROS LTDA


I. INTRODUCCIÓN


En adelante DIDACLIBROS LTDA, comprometido con los valores de respeto, sujeción a la
legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la
información y en especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales, por
medio de la presente elaboración y propuesta, pretende dar cumplimiento a la Ley 1266 de 2008 y
a la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca
la necesidad de adoptar un Manual de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento
de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del Titular de los datos
personales.
En los literales d) y e) del Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace mención del encargado y
responsable del tratamiento, Cumpliendo DIDACLIBROS LTDA, con estas dos cualidades de manera
simultánea y en muchas de las bases de datos que se manejan, se responsabiliza de toda
información sobre datos personales y se obliga a custodiarlas en la forma establecida en dicha ley.
Las tecnologías actuales deben permitir a las Empresas y/o Entidades la gestión, explotación y
almacenamiento eficiente de la información personal que se utiliza para el cumplimiento de sus
objetivos corporativos y de negocio, únicamente para los fines en que se vincula y por esta razón
DIDACLIBROS LTDA, entidad del sector de la economía solidaria cuyo objeto social se centra en
estrechar entre sus miembros los vínculos de igualdad y solidaridad, acogiendo en su integridad la
filosofía y principios de la cooperación, entre otros; da cumplimiento a lo establecido en la ley que
versa sobre HABEAS DATA y DATOS PERSONALES
Por otro lado, el derecho fundamental al HABEAS DATA, debe garantizar a los ciudadanos el poder
de decisión y control que les asiste sobre la información, uso y destino de sus datos personales.
El derecho a la protección de los datos personales de cada Titular, se extiende desde saber quién
conserva dichos datos y que uso se le está dando a los mismos, hasta de definir quién tiene la
posibilidad de consultarlos.
La ley atribuye el poder a cada Titular de consultar, modificar, suprimir y reanudar dicha
información, y desarrolla las garantías e instrumentos para garantizar la vigencia del derecho
fundamental.
Dado lo anterior, el objeto de este Manual es consagrar las políticas internas que habrán de fijarse
en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.1 Y que por nuestra condición de encargados y
responsables del tratamiento de datos personales, debemos instrumentar y organizar a fin de
cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley.
El manual incluye los aspectos básicos de índole normativos y anexos independientes y esquemas
de procedimientos que permiten la autorización.
DIDACTICOS Y LIBROS DIDACLIBROS LTDA identificada con el NIT 800.036.678-0; tiene su domicilio
en la ciudad de Bogota, Cundinamarca, Colombia en la Calle 17 No. 7 60 of 818; Correo
electrónico: gerencia@didaclibros.com - Teléfono 57(1)284 13 18 - Sitio web:
www.didaclibros.com


II. FINALIDADES
A través de la presente política DIDACLIBROS LTDA formaliza el tratamiento de datos personales
aplicable a las actividades con directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados,
distribuidores, candidatos a vacantes en la entidad y en general, toda persona natural Titular de
los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos. DIDACLIBROS LTDA
utilizará la información personal obtenida, de manera directa o indirecta, de dichas personas, en
1. Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
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general para el cumplimiento y desarrollo de su objeto social y su Empresa, y específicamente
para: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones
comerciales ii) Dar cumplimiento a los deberes legales que le corresponden, entre ellos, para el
proceso de facturación y cobro por servicios prestados; para incluirlos en los sistemas informáticos
de gestión de proveedores e insumos; para realizar la vinculación y análisis jurídico y financiero
previo a la iniciación de una relación comercial o contractual; para entregar información periódica
o eventual a las autoridades tributarias y gubernamentales del Orden Nacional, Departamental o
Local; para realizar las gestiones de pago a proveedores; para adelantar el proceso de selección
para la contratación interna, así mismo, estos datos podrán ser utilizados por DIDACLIBROS LTDA
durante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante
contratos y/o convenios con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados,
prestadores, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos
a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios; para suministrar información del
empleado a las entidades de seguridad social; para fines de comunicación interna y publicidad de
información de interés y para la gestión de riesgos; para el almacenamiento de registros fílmicos
que constituyan evidencias futuras; para el desarrollo y ejecución de programas de promoción y
prevención de enfermedades en la salud de los trabajadores; para la gestión de la telefonía celular
y trámites ante entidades de servicios de telecomunicaciones y servicios de tecnología; para el
desarrollo de procesos de contratación y subcontratación de proveedores de bienes y servicios;
para suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; para adoptar medidas
tendientes a la prevención de actividades ilícitas (iii) Para proveer información sobre nuestros
productos y servicios; (iv) Para efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e
informativo; (v) Para llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter
comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social; (vi) Para
programas de fidelización y actualización de datos de directivos, clientes, usuarios, prestadores,
proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; (vii) Para informar sobre cambios de
nuestros productos, precios o servicios; (viii) Para realizar eventuales evaluaciones que nos
informen sobre la calidad y satisfacción de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas
de satisfacción.
Así mismo, con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que
adquieran con la entidad, DIDACLIBROS podrá tomar y administrar la huella digital o usar otros
mecanismos biométricos autorizados de sus directivos, clientes, usuarios, prestadores,
proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la entidad y otros terceros.
DIDACLIBROS LTDA podrá entregar los datos personales de sus directivos, clientes, usuarios,
prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a las vacantes de la compañía y
otros terceros, a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas,
siempre y cuando sean empresas o entidades con las que DIDACLIBROS LTDA se relacione por
vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos
personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de
productos y/o servicios, beneficios y planes de bienestar o selección o en general propuestas de
valor adicionales a las que DIDACLIBROS está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o
tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de DIDACLIBROS mediante la
tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos,
desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis
estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto
social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos
canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.
Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico,
teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes
sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido,
dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.
DIDACLIBROS LTDA cuenta con un sistema de circuito cerrado de televisión, a fin de garantizar la
seguridad personal en sus diferentes sedes, bodegas y demás establecimientos, por tanto los
datos sobre la imagen personal solo serán utilizados por DIDACLIBROS para los fines pertinentes, y
será esta imagen personal conocida por los funcionarios de DIDACLIBROS, por los prestadores o
contratistas que el presente asunto involucre y por las autoridades competentes, según sea el
caso; en ningún momento los datos biométricos por imágenes personales, serán utilizados por
DIDACLIBROS para actividad diferente a la consagrada en el contrato de suministro del servicio de
circuito cerrado de televisión.
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III. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, se relacionan a continuación las definiciones establecidas
por la normatividad vigente:
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por DIDACLIBROS LTDA,
dirigida al Titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
· Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
· Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están
sometidos a protección.
· Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos, así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
· Oficial de protección de datos: Es la persona o área dentro de DIDACLIBROS LTDA, que
tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de
Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la
Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección
de Datos. La presente definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar
algún funcionario designado por el Comité de Seguridad de la información de
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· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los
datos.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando DIDACLIBROS LTDA, ubicada
en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es
Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República DIDACLIBROS LTDA cuando tenga por objeto
la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta de DIDACLIBROS
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IV. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo
aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y de las Entidades educativas de todo tipo de proveer información y capacitar
a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños,
niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de
conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus
datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los
demás.


V. PRINCIPIOS
De conformidad con la ley, DIDACLIBROS LTDA, actuará en toda recopilación, manejo y supresión
de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos
Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son:
· Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, DIDACLIBROS LTDA se sujetará a lo
establecido en la ley y demás disposiciones.
· Finalidad: DIDACLIBROS LTDA informará al Titular la finalidad del tratamiento dado a los
datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.
· Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá DIDACLIBROS LTDA con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; o por mandato legal o judicial.
· Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
· Transparencia: DIDACLIBROS LTDA garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
· Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que DIDACLIBROS dará a los datos
personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los
datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación
o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al Titular o
terceros autorizados.
· Seguridad: La información sujeta a tratamiento por DIDACLIBROS, será protegida
mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad
a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
· Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales
que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la
información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el tratamiento.


VI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Tratamiento de datos públicos
DIDACLIBROS LTDA advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de
naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una
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función pública reglada reconocida por ley, esta situación no implica que no se adopten las
medidas necesarias que garanticen el resto de principios y obligaciones contempladas en la Ley
1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.
Tratamiento de datos sensibles
DIDACLIBROS LTDA solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente indispensable y
solicitará consentimiento previo y expreso a los Titulares (representantes legales, apoderados,
causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
DIDACLIBROS LTDA hace uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
· El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles,
salvo en los casos que por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
· El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se
encuentra física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar la autorización.
· El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
· El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o dentro del marco de
procesos de mejoramiento, este último siempre y cuando se adopten las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir,
el dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre
identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
Además de lo anterior, DIDACLIBROS LTDA, cumple con las siguientes obligaciones:
1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
tratamiento.
2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán
objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su
consentimiento expreso.
3. No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo
que exista una causa legal o contractual).
Tratamiento de datos personales a terceros países
En los casos en que DIDACLIBROS LTDA en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser
la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o
cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros
países, o en el evento de que se constituya una sucursal o sede extranjera; se regirá por las
siguientes condiciones:
· La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando
exista autorización correspondiente del Titular y previa autorización de la Delegatura de
Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
· Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una
transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de
datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de
Colombia.
· Así mismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos
Personales de la SIC cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de
datos a países que no proporcionan un nivel de protección. Esta autorización sólo podrá
ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las
cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.
· La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de
DIDACLIBROS LTDA, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o Titulares de
la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación
que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización, en la que conste
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una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por
DIDACLIBROS como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
· DIDACLIBROS LTDA, no solicita la autorización cuando la transferencia internacional de
datos se encuentra amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus
Decretos Reglamentarios.


VII. TITULAR
Para los efectos de la presente política, se entenderán Titulares de los datos personales, los
directivos, clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, candidatos a
las vacantes de la entidad y otros terceros, especialistas, o vinculados y en general, toda persona
natural Titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de
DIDACLIBROS LTDA
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales
tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de
estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad
y protección de la información personal.


VIII. AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales por DIDACLIBROS LTDA, se requiere la autorización
previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito,
físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones
previstas en la ley.
DIDACLIBROS LTDA al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de
manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual
serán sometidos sus datos personales, los derechos del Titular y medios a través de los cuales
puede ejercerlos.
A efectos de protección de la Ley Habeas Data, DIDACLIBROS, contará con previa autorización y
notificación al Titular, a efectos de ser reportado ante las Entidades CIFIN, DATACREDITO y
PROCREDITO o cualquier otra Entidad de riesgo crediticio existente o por existir.
La información de los datos personales podrá ser suministrada por DIDACLIBROS LTDA al Titular,
sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la
ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden
judicial.
DIDACLIBROS podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos
para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer
en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato; salvo que exista un deber legal
en conservar la información que sea esencial para la debida prestación del servicio u ofrecimiento
del producto y que esta debida conservación no ocasione un grave perjuicio económico o social a
DIDACLIBROS LTDA o al Titular mismo de la información.


IX. DERECHOS
El Titular de los datos personales y/o, en lo que le aplica al Titular de la obligación crediticia que
adquiera con DIDACLIBROS LTDA, tendrá derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DIDACLIBROS. Este derecho
se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar a DIDACLIBROS LTDA prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de
sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
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c) Ser informado por DIDACLIBROS previa solicitud, sobre el uso que se le da a sus datos
personales.
d) Presentar consultas ante DIDACLIBROS LTDA, e interponer quejas ante la entidad
encargada de la protección de los datos personales.
e) Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando DIDACLIBROS LTDA
incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución. Acceder de manera gratuita e
ilimitada a los datos personales que sean objeto de tratamiento.


f) DERECHO DE CONSULTAS
Los Titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal
que repose en cualquier base de datos de DIDACLIBROS LTDA garantizando el derecho de
consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos
personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales,
suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada
una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control DIDACLIBROS LTDA
Para garantizar la confidencialidad y privacidad de la información personal y su entrega al
titular de la misma, las solicitudes de consulta se tramitarán por medio de un escrito2 con
reconocimiento de firma y contenido ante notario público colombiano, en caso de estar en
el territorio colombiano, o ante cónsul colombiano o la autoridad competente de otro
país con tramite de apostille, en caso de estar en un país extranjero.
Dicho escrito deberá remitirse a las oficinas de DIDACLIBROS LTDA ubicadas en la Calle 17
No. 7 60 oficina 818, Bogota - Cundinamarca, Colombia.
Las consultas así formuladas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de
consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al
interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado
respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.


g) DERECHO DE RECLAMOS
El Titular de datos personales que considere que la información contenida o almacenada
en una base de datos que corresponda a los registros de DIDACLIBROS LTDA, debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad
sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o
Encargado del tratamiento de DIDACLIBROS.
El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el
artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Para garantizar la confidencialidad y público
colombiano, en caso de estar en el territorio colombiano, o ante cónsul colombiano o la
autoridad competente de otro país con tramite de apostille, en caso de estar en un país
extranjero.
Dicho escrito deberá remitirse a las oficinas de DIDACLIBROS LTDA ubicadas en la Calle 17
No. 7 60 oficina 818, Bogota - Cundinamarca, Colombia.
Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas o
errores3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará
2 Con el fin de garantizar que la persona que hace la consulta sí es el Titular de los datos personales que se
pretenden consultar, y así darle mayor protección los datos que reposan en nuestras bases de datos.
3 En este caso, no requerirá nuevamente reconocimiento de firma y contenido ante notario público o ante
cónsul colombiano más apostille.
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traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de
la situación al interesado. Una vez DIDACLIBROS LTDA haya recibido el reclamo completo,
se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del
mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantiene hasta
que el reclamo sea decidido y, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, DIDACLIBROS informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


X. DEBERES
El Titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar, en
todo momento a DIDACLIBROS, la veracidad de la misma. DIDACLIBROS no se hará responsable,
en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información
entregada por el Titular.


XI. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Gerencia de DIDCALIBROS LTDA será el área encargada de la vigilancia y control de la aplicación
de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de
Seguridad de la Información.
El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de las bases de datos y tendrá a su
cargo las siguientes funciones:
· Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
· Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada directivo, empleado o persona que
dentro de la empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los
miembros de la empresa, en el sentido de que estos informen al departamento
encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos
personales.
· Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas
que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen
sobre créditos o datos personales
· Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas
que deberán tomarse en los contratos laborales
· Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio
de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
· Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos
personales.
· Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
· Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta.
· Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización,
a menos que los mismos no la requieran.
· Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular.
· Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
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· Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa
competente.
· Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada
con el tratamiento de datos personales.
· Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos
personales.
· Los demás consagrados en la ley.
· Velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de
la presente Política como de los documentos que la complementen. DIDACLIBROS LTDA
realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que en los contratos, acuerdos
de confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su
cumplimiento por parte de Empleados, miembros, Directivos, Proveedores, Contratistas
vinculados y otros Terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada
Titular para el Manejo de los datos personales.
· Es responsabilidad de los trabajadores de DIDACLIBROS LTDA reportar cualquier incidente
de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización
de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes sin la autorización
pertinente, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de
una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para
propósitos delictivos y/o no autorizados.


XII. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE FODEXPO
La presente política será aplicable en los casos en los que DIDACLIBROS LTDA solicite el
diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital
o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, o en los demás casos en los que
requiera obtener datos personales, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en
cada caso.
A partir del momento en que el Titular de los datos personales autorice a DIDACLIBROS LTDA para
la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus
actividades comerciales y laborales.
DIDACLIBROS LTDA podrá utilizar los datos personales del Titular como dirección de correo
electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle
publicidad relacionada con su oferta se productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras
actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, DIDACLIBROS LTDA le comunicará al
Titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para
conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.
XIII. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
DIDACLIBROS LTDA garantizará a los Titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y
seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento por parte de terceros.
DIDACLIBROS LTDA dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener
y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
DIDACLIBROS LTDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para
otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
DIDACLIBROS LTDA


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DIDACLIBROS LTDA manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas
web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace
responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales
que se establezcan en las mismas, siendo obligación del Titular de los datos personales conocer en
los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su
información.


XIV. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las Políticas reglamentadas en el presente manual serán aplicables a las bases de datos que se
encuentren bajo la administración de DIDACLIBROS LTDA, o sean susceptibles de ser conocidas por
ésta en virtud de las relaciones comerciales o en desarrollo de su objeto social que deban ser
aplicadas a las demás entidades que hacen parte de la sociedad a la cual pertenece, de alianzas
comerciales, de convenios o eventos publicitarios, tanto de DIDACLIBROS LTDA, como de sus
establecimientos de comercio. En el primer caso, DIDACLIBROS LTDA actuará como Responsable,
en los demás casos podrá tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los
recibe de un tercero o ella misma los recaba.
Así mismo, será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano,
y cuando el responsable o el encargado del tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de
normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.


XV. DERECHO DE HABEAS DATA.
El Artículo 15 de la Constitución Política establece el derecho que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de
datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas.
Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho
comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o
suprimirlos de una base de datos o archivo.
Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en
el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el
“hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer,
actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en
centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular
esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial
considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas.
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de
Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia
que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier Titular de
datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado
en cualquier base de datos o archivo, administrado por Entidades privadas o públicas. Bajo esta
Ley General, es Titular la persona natural. Solamente, en situaciones especiales previstas por la
Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica4.
DERECHOS DE LOS TITULARES a) Dirigirse a DIDACLIBROS LTDA, a través de los canales establecidos, los
cuales se indican en el Aviso de Privacidad de Datos, con el fin de conocer, actualizar y rectificar
sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada
4 “El proyecto establece que el titular es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de
tratamiento. A juicio de la Sala, esta definición se ajusta a la Carta y no desconoce la jurisprudencia de esta
corporación en la que se ha indicado que las personas jurídicas también son titulares del derecho al habeas
data, pues como se explicó en la consideración 2.5.6.3, la protección que se brinda a las personas jurídicas en
este respecto es en virtud de las personas naturales que la conforman. Por tanto, eventualmente, la
protección del habeas data se podrá extender a las personas jurídicas cuando se afecten los derechos de las
personas naturales que la conforman”. (Resaltado nuestro)
DIDACLIBROS LTDA


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a DIDACLIBROS LTDA salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo
requiera. c) Ser informado por DIDACLIBROS LTDA respecto del uso dado a los datos personales
recolectados, previa solicitud del Titular presentada a través de los canales dispuestos para tales
efectos. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la
Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. e) Revocar, en aquellos casos que no se
enmarcan bajo la Ley 1266 de 2008, la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f)
Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por DIDACLIBROS, a sus datos
personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DIDACLIBROS LTDA a través del Aviso de Privacidad de Datos informará acerca de los canales y
procedimientos previstos para que el Titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.


XVI. REGISTRO NACIONAL DE POLÍTICAS Y/O BASES DE DATOS
Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y será de
libre consulta para los ciudadanos.
DIDACLIBROS LTDA realizará el registro de sus políticas y/o bases de datos ante la autoridad
administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca.


XVII. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
DIDACLIBROS LTDA ha identificado las siguientes bases de datos:
Base de datos con información pública: Los datos contenidos en los registros públicos provienen
del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos cumplen una
finalidad de publicidad y oponibilidad. Por lo tanto, se entiende que estos datos son de carácter
público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del Titular para su
tratamiento. Así mismo, se entenderá que tienen la misma naturaleza de datos públicos los
registros que con posterioridad se deleguen a DIDACLIBROS LTDA
Bases de datos de usuarios y/o clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se
encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas
jurídicas o naturales en calidad de usuarios de los productos y/o servicios que DIDACLIBROS LTDA
presta, las cuales de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho de usuarios y/o clientes
autorizan a DIDACLIBROS, mediante cláusulas en los formatos, en los avisos en sus sedes y
solicitudes, para que la información que suministran con el fin de acceder a derechos y
prerrogativas que otorga el prestarles los servicios y ofrecerles los productos, sea utilizada y
manejada para los fines pertinentes. Dichas bases de datos pueden contener información sensible,
por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada.
DIDACLIBROS LTDA cumplirá con el aviso de solicitud de autorización para continuar el manejo de
las bases de datos por intermedio de correo electrónico, pagina web, avisos en sedes, clausulas en
los contratos, convenios o formatos, que se encuentran incluidas en las bases de datos
conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012
Bases de datos de empleados, directivos, distribuidores y prestadores de DIDACLIBROS LTDA:
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales
que se vinculan laboralmente o por medio de prestación de servicios, alianzas o contratos, cuyo
tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta
base de datos incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El
tratamiento de los datos para los fines de las obligaciones derivadas de la relación laboral o por
prestación de servicios, alianzas o contratos, requerirán autorización previa del Titular o su
representante legal según sea el caso, la cual estará contenida en las cláusulas estipuladas para tal
fin en los documentos de vinculación, prestación o contratos.
DIDACLIBROS LTDA dará el aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a
tratar los datos de las personas naturales vinculadas como empleados o exempleados, que se
encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581
de 2012
DIDACLIBROS LTDA


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Bases de datos de contratistas y proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas
que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial,
cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por
DIDACLIBROS LTDA, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por DIDACLIBROS en
el desarrollo del objeto social y actividad económica de la sociedad. Esta base de datos contiene
datos personales públicos, privados, sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de
relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de
la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización
previa del Titular.
DIDACLIBROS LTDA, en ejercicio de lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013,
publicará el aviso de solicitud, dirigido a las personas que se encuentran incluidas en bases de
datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.


XVIII. BASES DE DATOS AUTORIZADAS.
La información de datos personales y sensibles estará disponible para consulta y/o modificaciones
en las bases de datos autorizadas así:
Página web: www.didaclibros.com
Las anteriores bases de datos cuentan con los mecanismos de seguridad necesarios para proteger
los datos tales como: copias de seguridad, sistema centralizado, esquemas de contingencia y
control de acceso por perfiles.


XIX. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
DIDACLIBROS LTDA establece como canales de comunicación con los Titulares:
Nuestras oficinas: Calle 17 No. 7 60 oficina 818 Bogota – Cundinamarca, Colombia.
Teléfono: 57 (1) 284 13 18
Página web: www.didaclibros.com
Correo electrónico: gerencia@didaclibros.com


XX. CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos que se realicen a DIDACLIBROS LTDA, deberán dirigirse de conformidad a
lo señalado en el literal “IX - DERECHOS” incisos “f” y “g” del presente manual. En caso de
información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono 57(1) 284 13 18, o dirigirse a la
Calle 17 No. 7 60 oficina 818 Bogota D.C. – Cundinamarca, Colombia.


XXI. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
DIDACLIBROS LTDA cuenta con un “Manual de Políticas de Seguridad de la Información”, las
previsiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de
seguridad de la información.
DIDACLIBROS LTDA


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Se ha establecido que en los contratos celebrados con los encargados se incluyan cláusulas que
establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la
información del Titular.


XXII. LEGISLACIÓN APLICABLE
· Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
· Ley 527 de 1999.
· Ley 1266 de 2008.
· Ley 1273 de 2009.
· Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012.
· Decretos reglamentarios 1727 de 2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de Mayo 13 de
2014
· Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional


XXIII. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN
La presente política iniciará su vigencia el día 1 de diciembre de 2015 y tendrá validez mientras
DIDACLIBROS LTDA ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en
contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de
DIDACLIBROS LTDA, debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos
personales, dichas modificaciones.
Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán
publicadas de acuerdo a lo establecido por dicha Entidad.